Comment organiser une conférence réussie ?

Mettre en place une conférence peut sembler simple, mais assurer son succès nécessite une planification méticuleuse.

Avant toute chose, il est primordial de désigner un comité qui se chargera de l’organisation et du bon déroulement de l’événement. Une ou plusieurs missions seront assigner aux divers membres de ce comité et ces derniers auront l’obligation de mener à bien leurs responsabilités avant, pendant et après la conférence. Ces tâches peut être gérée en interne, mais également en externe en faisant appel à une société spécialisée dans le domaine.

Le « avant » conférence demande une planification méthodique composée de divers éléments tout aussi importants les uns que les autres.

La définition des objectifs d’une conférence se profile comme une étape cruciale. En effet, il important de spécifier la direction de l’événement, ainsi que le but à accomplir. Par la suite, il sera facile d’évaluer la réussite de ce dernier et d’analyser les éléments à modifier pour les prochaines conférences. L’objectif est donc un outil de mesure du succès, mais également un guide pour les membres de l’organisation. En effet, il fait office de base solide pour la planification, ce qui assure une compréhension homogène de la part des participants. Cette communication efficace qui est autant en interne qu’en externe, permet d’établir des relations solides avec les différents éléments de l’événement, conférenciers, participants, organisateurs ou encore sponsors. Enfin, les objectifs ne doivent pas être pour autant un recueil d’ordres stricts, mais une liste adaptable à tous. Ils permettent simplement de créer une base solide et homogène, en prenant en compte les besoins de l’organisation et du public-cible.

Il est impératif d’établir au préalable un budget. Cette étape cruciale permet de garder un contrôle financier, mais également d’optimiser l’utilisation des ressources. Divers coûts doivent être repris dans ce dernier, comme la location de la salle, le matériel audiovisuel, la publicité, la nourriture ou encore les honoraires des conférenciers. Définir un budget permet d’éviter les mauvaises surprises et d’analyser, si bénéfice il doit avoir, le montant de ce dernier.

Par ailleurs, le plan financier peut être utilisé si une recherche de financement est nécessaire. S’il en est ainsi, il sera un élément capital faisant partie de la présentation du projet aux potentiels sponsors. Toutes ces raisons font du plan budgétaire un paramètre fondamental à la réussite d’une conférence.

La date est également un élément à ne pas laisser de côté. Elle fait partie intégrale de la stratégie. Divers points sont à prendre en compte. Tout d’abord, le plus important, le public-cible, car sans lui, l’événement n’existe pas. L’organisateur doit s’assurer que la date et l’horaire choisis correspondent à l’emploi du temps de ce dernier. La saisonnalité peut également être considérée ou encore les jours fériées ou vacances scolaires. Ces divers périodes peuvent jouer sur la disponibilité des potentiels participants. Et finalement, l’éventuelle organisation d’autres événements similaires. Tous ces détails peuvent paraître mineurs, mais peuvent énormément jouer sur la réussite d’une conférence.

Par la suite, le lieu. Bien que la situation géographique d’un événement est importante, ce n’est pas le seul facteur à examiner. L’espace doit être facilement accessible. Il faut donc s’assurer que soient à proximité des transports en communs et des axes routiers, ainsi qu’un espace de stationnement afin de faciliter l’arrivée de la cible. La capacité du lieu doit pareillement être en adéquation avec le public attendu. Un espace trop petit peut créer des conditions inconfortables. Alors qu’une salle trop grande peut renvoyer un sentiment d’événement vide et donc non-réussi. Tout est question d’équilibre. Le lieu doit également être muni de bonnes infrastructures logistiques et technologiques. Comme un bon équipement visuel et audio, une excellente connectivité internet ou encore un agencement modulable de la salle. Enfin, l’atmosphère dégagée par le lieu. Un environnement confortable, épuré et professionnel fera toujours plus sensation.

Il est fréquent que la location de l’espace prenne une assez grande partie du budget alloué à l’événement. Dès lors, il s’agit d’un élément clé faisant partie de la stratégie à mettre en place afin de mener à bien un événement.

La place centrale de la communication

De manière générale, un événement sans communication interne et/ou externe ne peut exister. Il est donc impératif de faire la promotion de ce dernier au préalable. Il est recommandé de partager la date de l’événement au minium deux mois à l’avance sous forme de « save the date ». Pour enfin partager le lieu, thème ou encore le but précis de ce dernier un mois au préalable. Il est également intéressant de « teaser » le public avant le jour via divers canaux de communications. Ce message peut prendre diverses formes, donc images, vidéos ou simplement un texte divulguant des informations attractives. L’objectif de cette accroche publicitaire étant de motiver le public à se rendre à l’événement le jour J.

Pour assurer une participation maximale, il est primordial d’opter pour divers types de canaux de promotion, médias ou hors-medias. Bien qu’ils soient nombreux, il est important d’utiliser les canaux correspondants à la cible.

La « communication média » se compose des « médias traditionnels », comme la radio, la presse écrite, l’affichage et autres… Ainsi que des « médias web » comme les réseaux sociaux, la publicité sur internet, la presse et autres…

La « communication hors-média » qui à l’inverse de la « communication media » n’a pas recourt à un média externe regroupe les actions traditionnelles comme le contact direct, via téléphone par exemple, ou encore le contact par courrier. Ou les actions menées sur internet via des campagnes d’e-mailing, des chats, des sites web et autres…

Globalement, il est plus intéressant de communiquer par le biais de divers canaux, la cible n’étant souvent pas parfaitement homogène.

Le jour J

Le jour J doit être organisé à la perfection. Il est recommandé d’établir au préalable le déroulé de l’événement afin d’éviter un revers inattendu. Dans l’hypothèse, un plan de secours est toujours le bienvenu et contribuera à redresser la situation. La logistique est cruciale car une erreur est vite arrivée. La stratégie à opter pour un bon déroulement est de travailler en équipe tout en respectant le plan élaboré en amont. Encore une fois, dans l’hypothèse, le problème trouve sa résolution grâce à l’effort collectif de l’équipe.

Enfin, communiquer durant l’événement est capital. Cette communication permet d’orienter les participants en partageant des informations opérationnelles entre autres, mais également de maintenir leur engagement.

La phase post-événement : une étape aussi cruciale que l’événement en soi

Il est essentiel de recueillir des commentaires des participants après l’organisation d’une conférence ou d’un événement. En effet, ces données permettront d’analyser le succès de ce dernier afin d’optimiser les prochaines éditions. Ces informations peuvent être récoltée de divers manières par le biais d’une enquête via email, par exemple. Partager des photos ou vidéos en ligne de la conférence postérieurement est également un moyen de rester connecter avec les participants.

Il est donc impératif de communiquer en continu sur les canaux sociaux avant, pendant et après l’événement.

Planifier une conférence ou même un événement de manière générale requiert une organisation méticuleuse, mais les retombées ne peuvent être que bénéfiques si cette dernière est bien réalisée. De plus, les prochaines éditions peuvent être facilement améliorées en analysant les résultats. Un conférence est un travail d’équipe qui nécessite certes, de nombreuses ressources, mais qui reste un bon outil professionnel.